当法人が運営する児童通所支援施設における業務改善の取り組みについて

 

新型コロナウイルス感染拡大の影響は、少しずつ改善に向かっているようですが、目に見えないが故に、まだまだ気を緩めることはできません。

今回の新型コロナウイルス感染拡大の影響は、私たちの事業運営や日常の業務、こどもたちへの支援に関しても、多くの影響を及ぼすこととなりました。

日々、感染に不安を抱えながら、ただ感染予防対策を行っていく職員の負担は大きく、学校の臨時休校も重なり、労働時間や業務負担の増大は、運営する法人としても見て見ぬ振りができない状況まで逼迫していました。

ご利用児童並びにご家族の皆様には、一定期間の時間短縮をお願いしたこともありましたが、皆様快く受け入れていただき大変感謝しております。

今回のコロナの影響に伴い、私たちも大幅に経営や運営に関する方針転換を行いました。また、今後、同じような感染症対策が求められても、一定期間は自力で対応できるだけの装備や備蓄を行うこととしました。

幸にして、国及び地方自治体の対策補助金を活用することができましたので、これを機に、大幅な業務効率化に踏み切ることも可能となりました。今回の早急なる国の対策は、私たち障害福祉事業を行う者としては、大変ありがたいことでした。

また、私たちはコロナ以前から、業務効率化と職員負担の軽減、並びに支援の質向上を求めて、ICT化を進めてきました。

今回は、これまでの取り組み、並びにコロナ後の取り組みを含めて、その中身を、ご利用いただいている児童並びに保護者の皆様にご案内できればと思います。

コロナ以前の取り組み

①オンライン記録システムの導入に伴う職員の負担軽減

オンライン環境があれば、どこでも記録を書くことが可能となりました。職員が所持しているPCやスマホでも、記録がかけるようになることで、子育て世代の職員は帰宅したあとで、ゆっくりと記録を書くことができるようになりました。

②オンライン請求システム導入に伴う日報や請求業務の負担軽減

日々の日報を書くように、その日の実績を確定していくなかで、月末には簡単に請求情報が作成できるようになりました。これまで、かなりの時間を要していた請求業務の負担が、大幅に軽減されました。

コロナ後の取り組み

①マスクと消毒液の備蓄

将来の危機に備え、使い捨てマスクと消毒液の備蓄を行うことにしました。

②各事業所に最高レベルの空気清浄機の導入

空気清浄機は、効いているのかいないのかわからない製品でもあるので、あえてフィルター交換式（フィルターを変えることで新しくなる）を選び、こどもたちが多少ぶつけてもびくともせず、メンテナンスが簡単でフィルター交換も容易にできるもの、ウイルス除去が期待できるものを選択して決定しました。

③オンライン支援・会議・研修・記録への移行のためのiPadを全職員に配布

④オンライン研修・動画研修への移行

ソフトのオンライン化を進めることで、ハード面を揃える意味がでてきました。今回。相談支援事業所を除くすべての職員に、本人専用のiPadを導入することにしました。結果、物理的に集まらなくても、オンライン配信や動画をみて、会議や研修を行う体制ができ、朝からお子様をお預かりする長期休暇中でも社内研修を行うことができるようになりました。

⑤連絡帳アプリの導入に伴う連絡帳のオンライン化（保護者等との連絡のやりとりの効率化）

現在、まさに導入し始めたばかりです。これまで電話や連絡帳による欠席の報告などがありましたが、どうしても人為的ミスがみられ、保護者の皆様にご迷惑をおかけすることがございました。今回、連絡帳をオンライン化することで、スタッフ全員が確認できるようになりますし、こちらからの日々の様子も写真をつけたりしながらお伝えすることが可能となりました。

⑥職員増員に伴う有給消化率の向上を目指す体制づくり

当法人は、児童指導員全員が常勤の正職員勤務となっていますが、10月より、クレアに1名増員したことで、有給が取りやすい環境が整いました。職員には、普段の休み以外にも休息が取れる体制を作ることで健康管理が行いやすいようにしています。

当然ですが、私たちのお仕事は、お子様をお預かりして直接支援を行うことから、すべてにおいてオンライン化・効率化を行うことはできません。

しかし、それ以外の業務を効率化することで、支援に集中できる体制づくりを行なうことが可能となります。

今後も、積極的にICT化に取り組んで参りますが、すべてはこどもたちへの支援に集中するためでもありますので、保護者の皆様におかれましてもご協力の程よろしくお願いいたします。